Bei einem meiner letzten Kundenaufträge hatte ich die Aufgabe, eine Werksstrukturplanung zu unterstützen. In den ersten Wochen der Ist-Aufnahme hat sich jedoch gezeigt, dass es erhebliche prozessuale Mängel gab. Der Geschäftsführer war sehr überrascht und konnte gar nicht glauben, dass seine Mitarbeiter fast alle automatisch erstellten Bestellvorschläge manuell überprüfen und anpassen. Er hatte doch einen sechsstelligen Betrag in das neue ERP-System investiert, um die Prozesse zu automatisieren und sicherer zu machen. Was war falsch gelaufen?

Zunächst einmal ein häufig beobachtetes Muster: Ein Vetriebler eines ERP-Systemanbieters trifft auf einen mittelständischen Unternehmer. Der Vertriebler zeigt anhand einer Demoversion, was das System alles kann und welche Module unverzichtbar seien, wolle der Unternehmer mit seinen Wettbewerbern mithalten. Von Werkzeugverwaltung über Schnittstellen zu den Anlagensteuerungen bis zu Online-Plattformen mit allen relevanten Kennzahlen, alles scheint möglich. Schließlich ist der Unternehmer überzeugt und entscheidet sich für die mächtige Software. Nun ist es soweit: Der IT-Stabsstellenmitarbeiter des Mittelständlers, der nebenbei auch Qualitätsbeauftragter ist und weitere Funktionen wahrnimmt, bekommt die Projektleitung zur Systemeinführung.

Es stellt sich schnell raus, dass dem System andere Prozesse zu Grunde liegen, als in dem Unternehmen gelebt werden. Es häufen sich die Termine mit dem Software-Support, um das System zu „customizen“, um die bisherigen Prozesse zu bewahren. Auf der anderen Seite stehen die Fachabteilungen, die sich an ihre Excel-Tools klammern und das System nur als starr und unnütz verteufeln. Irgendwann ist der Tag gekommen, an dem der GoLive kommt und alle Mitarbeiter daran gehalten sind, mit dem neuen System zu arbeiten. Nach Wochen unzähliger IT-Tickets und Systemanpassungen scheint das System stabil zu laufen und die Kernprozesse zu funktionieren. Das Projekt ist beendet und der Unternehmer ist zufrieden und geht davon aus, dass die Produktivität steigt.

Jedoch wurde in dem Projekt das Wichtigste versäumt: Eine ERP-Systemeinführung erfordert nicht nur eine Anpassung der Prozesse, sondern auch eine Anpassung der Organisation mit neuen Rollendefinitionen. Der Fertigungsdisponent und der Einkaufsdisponent hatten vor der Systemeinführung mit Excel eine erfahrungsbasierte Auftragsplanung durchgeführt. Nun sollten sie mit den automatisch generierten Systemvorschlägen arbeiten. Da die Systemvorschläge aber nicht mit ihren Erfahrungswerten übereinstimmten, haben sie Excel nie abgeschaltet und parallel damit weitergearbeitet. Sie sind nicht auf Ursachensuche gegangen, warum das System falsch lag. Die Relevanz der Stammdaten wurde völlig unterschätzt. Damit ein Produktionsplanungssystem effektiv funktioniert, müssen im Wesentlichen alle Arbeitspläne mit entsprechenden Vorgabezeiten, die Kapazitätsdaten der Anlagen und Mitarbeiter sowie alle Bestellparameter immer aktuell sein. Folglich bekommt die Arbeitsvorbereitung des Unternehmens einen viel höheren Stellenwert. In Abbildung 1 ist die Funktionsweise der Kapazitätsabstimmung vereinfacht dargestellt.

Das Produktionsplanungssystem plant in einem definierten Vorgriffshorizont (hier 4 Tage) die Aufträge mit der zur Herstellung der Produkte geplanten Vorgabezeiten, dem sog. Kapazitätsbedarf, gegen die vorhandenen Arbeitsplatzkapazitäten, folglich Anlagen und Mitarbeiter (Kapazitätsangebot). Nun kommt es zu zwei möglichen Planungsfehlern: Die Kapazitätsdaten werden nicht aktualisiert oder nicht die tatsächlich zur Verfügung stehende Produktionszeit eingeplant. Oder es kommt dazu, dass Vorgabezeiten, d.h. Soll-Bearbeitungs- und Rüstzeiten nicht mit den Ist-Zeiten übereinstimmen und Aufträge zeitlich falsch kalkuliert werden (Abb. 2).

Dieser fehlerhafte Kapazitätsabgleich führt dazu, dass im Falle einer Überplanung die Aufträge am geplanten Tag nicht fertiggestellt werden und somit die Termintreue sinkt. Des Weiteren wird zu viel Material bestellt und der Lagerbestand steigt. Bei einer Unterplanung kann es hingegen passieren, dass zu wenig Material bestellt oder Material zu spät bereitgestellt wird.

Dies zeigt, wie wichtig aktuelle Arbeitspläne und Kapazitätsdaten sind. Die Kapazitäten sind permanent zu überprüfen und auf den bekannten Zustand anzupassen. Die Vorgabezeiten sollten ebenfalls mit den Rückmeldedaten der Mitarbeiter und Anlagen abgeglichen werden. Häufig basieren die Zeiten auf Schätzungen oder einer einmaligen Zeitaufnahme, ohne dass sie jemals wieder angepasst werden. Die Pflege von Planungsdaten ist in einer IT-basierten Planung bereits ein zentraler Faktor. Wenn die Vision einer Smart Factory mit dezentralen Steuerungssystemen Realität werden soll, sind valide Planungsdaten die Grundvoraussetzung.

Mein Kunde hat dies verstanden und gehandelt. Inzwischen werden 80% der automatisch erstellten Bestellvorschläge nicht nochmal manuell überprüft.